Comment fixer les charges récupérables ?

La bonne gestion des charges récupérables est essentielle pour éviter tout litige avec vos locataires. Une bonne relation est garante de la pérennité de votre investissement locatif et incite les locataires à rester plus longtemps. Mauvais calcul, charges non récupérables facturées, ne commettez plus d'erreurs. Trackstone vous guide pour mieux comprendre les charges récupérables et procéder dans les règles de l'art à la régularisation annuelle.

Fixer les charges récupérables

Dans le cadre d'un investissement locatif, certaines charges sont dites "récupérables". Ces charges locatives payées par le propriétaire bailleur sont facturées au locataire. Les charges récupérables s’appliquent en location vide ou meublée dans le cadre d’une LMNP (renseignez-vous sur les avantages de l’amortissement en LMNP pour votre investissement locatif et les taxes en location meublée pour faire le meilleur choix).

Déterminer les charges globales du bien

Dans un premier temps, identifiez toutes les dépenses liées au logement. Elles sont variables selon la nature de votre bien immobilier.

Dans une résidence en copropriété, vous paierez :

• l'électricité, l'eau et le gaz dans le cadre d'un contrat collectif ;

• les frais de gestion et d'administration de la copropriété ;

• les charges de personnel (personnel d'entretien, employé, gardien d'immeuble ou concierge) ;

• les travaux et l'entretien ;

• les taxes d'ordures ménagères ;

• les taxes de balayage ;

• la redevance assainissement.

En maison individuelle, les charges sont plus généralement payées par le locataire directement (eau, électricité, gaz). Seules les ordures ménagères sont parfois réglées par le bailleur avant d'être refacturées au locataire.

Identifier les charges récupérables

Parmi les charges réglées en copropriété, certaines sont récupérables. Les charges locatives sont les suivantes :

• l'électricité et le gaz ;

• l'eau froide et l'eau chaude pour le logement et l'entretien des parties communes ;

• le chauffage ;

• l'entretien de l'ascenseur ;

• l'employé ou le gardien d'immeuble ;

• les taxes d'ordures ménagères ;

• les taxes de balayage ;

• la redevance assainissement.

Documents pour fixer les charges récupérables

Pour fixer le montant des charges, un certain nombre de documents sont nécessaires :

• le budget prévisionnel voté en assemblée générale ;

• le prévisionnel du fournisseur d'électricité ou de gaz ;

• le règlement de copropriété pour la répartition des charges des différents lots ;

• la dernière taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères ;

• les factures d'entretien.

Calculer la répartition entre locataires

Lorsque le propriétaire fait le calcul des charges locatives, il se base sur le montant réel de ses charges. En copropriété, tous les propriétaires ne paient pas le même montant. Les tantièmes correspondent à la part de copropriété de chaque copropriétaire. Le calcul des tantièmes est défini selon :

• la superficie du lot ;

• ses caractéristiques (par exemple la présence d'une terrasse ou d'un balcon) ;

• sa situation (étage de l'appartement).

Dans le cadre des charges récupérables, la répartition des charges entre les différents locataires sera effectuée selon le montant réglé par le propriétaire et la nature de son lot.

Soyez vigilant quant à la provision pour charges réglée chaque mois et à la régularisation des charges locatives. Les charges abusives pourront être contestées par le locataire. Assurez-vous de faire le bon calcul.

Estimer le montant de la provision sur charges

Pour définir le montant de charges locatives et la provision pour les charges de copropriété, basez-vous sur les dépenses des années précédentes. Cela vous permet de faire une estimation. Augmentez le montant perçu chaque mois en tenant compte des augmentations annuelles (par exemple le coût de l'énergie). De cette manière, vous trouvez un parfait compromis entre provision mensuelle et régularisation des provisions en fin d'année pour éviter une mauvaise surprise financière au locataire.

Le syndic de copropriété fournit un décompte de charges de copropriété. Ce document indique la plupart du temps le montant des charges récupérables par le propriétaire. Vous pouvez vous baser sur ce montant ou faire une estimation sur la base des charges totales. On estime généralement que 70 à 80 % des charges sont récupérables.

Exemple de calcul de la provision : le syndic indique un montant de charges totales de 2 000 € pour l'année. Vous pouvez demander une provision sur charges à hauteur de 80 % de ce montant, soit 133 € par mois à votre locataire.

Comprendre les charges récupérables et leur cadre légal

Les charges récupérables sont définies légalement. Aucun propriétaire n'est en droit de facturer à son locataire des charges ne figurant pas sur la liste officielle.

Définition et cadre juridique des charges récupérables

Le montant des charges locatives est pris en charge par le locataire. Toutes les autres dépenses restent entièrement à la charge du propriétaire. Le décret n°87-713 du 26 août 1987 fixe la liste des charges récupérables, à savoir toutes les charges d'usage et d'entretien. Le propriétaire est tenu de faire preuve de la plus grande transparence en fournissant chaque année le mode de répartition des charges et les justificatifs de paiement à son locataire.

📌 Différence entre Charges Récupérables et Non Récupérables en Immobilier

🏠 Charges récupérables (à la charge du locataire)

Ce sont les charges que le propriétaire peut refacturer au locataire.

Exemples :

• 🔹 Entretien des parties communes (nettoyage, éclairage, ascenseur)

• 🔹 Consommation d’eau et chauffage collectif

• 🔹 Taxes locatives (taxe d’enlèvement des ordures ménagères)

• 🔹 Réparations mineures des équipements (robinets, joints…)

• 🔹 Entretien des espaces verts

Règle : Ces charges sont payées par le propriétaire mais récupérées auprès du locataire, souvent sous forme de provisions avec régularisation annuelle.

🚫 Charges non récupérables (à la charge du propriétaire)

Ce sont les charges que le propriétaire doit assumer sans pouvoir les réclamer au locataire.

Exemples :

• 🔸 Gros travaux (ravalement de façade, toiture, structure)

• 🔸 Honoraires du syndic non liés à la gestion courante

• 🔸 Assurance de l’immeuble

• 🔸 Frais de gestion et d’administration

• 🔸 Réparations majeures (chaudière collective, ascenseur, façade…)

Règle : Ces charges sont incluses dans les frais d’entretien et d’investissement du propriétaire.

En résumé : 🔹 Charges récupérables = entretien courant et usage du locataire 🔸 Charges non récupérables = gros travaux et gestion du bien

📢 Conseil : Vérifiez toujours votre bail et la répartition des charges pour éviter les litiges !

Liste des charges récupérables et critères d’éligibilité

Les charges récupérables sont classées en plusieurs catégories :

• employé d'immeuble ou gardien ;

• ascenseur et monte-charge ;

• eau froide, eau chaude et chauffage collectif ;

• installations individuelles ;

• parties communes intérieures ;

• espaces extérieurs ;

• taxes et redevances.

Voici un tableau récapitulatif des charges locatives

Charges non récupérables à éviter

Les charges non récupérables correspondent à tous les frais de gestion et d'administration de la copropriété. Le propriétaire assume également les réparations lourdes (changement de chaudière, remplacement d'ascenseur, etc.).

Provisions sur charges vs forfait de charges

La provision sur charges est la méthode la plus courante. Elle s'applique en location vide. Pour une location meublée, le bail d'habitation peut prévoir un prélèvement par forfait mensuel ou le paiement par provision avec une régularisation annuelle. Si vous signez un bail mobilité, seul le paiement forfaitaire est pratiqué.

Dans le cadre du forfait, les dépenses à la charge du locataire sont fixes et ne peuvent faire l'objet d'une régularisation en fin d'année. Le montant du forfait peut être révisé chaque année au même titre que le loyer (retrouvez notre article sur la manière de fixer le loyer). Cette solution reste plus aléatoire puisqu'aucune régularisation n'a lieu, ni en faveur des propriétaires ni en faveur des locataires.

📊 Provision sur charges vs Forfait de charges : Comparaison

💡 En résumé :

• Provision sur charges

  = Plus précis mais nécessite une régularisation.

• Forfait de charges

  = Simplicité mais sans ajustement aux dépenses réelles.

Le choix dépend du type de bail et des préférences des parties (locataire/propriétaire).

Régularisation et ajustement des charges

Une fois par an, les propriétaires ont accès au décompte des charges et à leur quote-part. Cela permet de connaître le montant réel des charges récupérables et de celles incombant au copropriétaire.

Procédure de régularisation annuelle

Les charges prévisionnelles sont régularisées une fois par an au minimum. Grâce au décompte des charges, le propriétaire peut procéder au calcul de la régularisation en prenant en compte l'estimation des charges en début d'année et les montants réglés mensuellement par le locataire. Lorsque le montant des provisions est supérieur au montant dû, le propriétaire rembourse le locataire. Dans le cas contraire, le locataire verse un complément. Un mois avant la régularisation des charges réelles, le propriétaire communique à son locataire le décompte des charges et la répartition de celles-ci entre les logements. Tous les justificatifs nécessaires sont tenus à la disposition du locataire durant 6 mois.

Le délai de régularisation est de 3 ans pour les deux parties. Toutefois, la régularisation tardive peut être remise en cause en cas de faute du propriétaire.

Modèle de lettre de régularisation des charges

Objet : régularisation des charges

[Monsieur/Madame],

Conformément au contrat de location signé le JJ/MM/AAAA pour le logement situé [adresse], vous réglez chaque mois des provisions sur charges.

Nous avons procédé à la régularisation annuelle des charges locatives. Au regard des sommes versées et des charges réelles, un ajustement est nécessaire.

Le montant annuel des provisions sur charges réglées par vos soins est le suivant : [montant]. Le montant annuel des charges locatives réelles est de [montant]. Le montant de la régularisation en ma faveur est ainsi de [montant].

Je vous remercie de procéder au règlement de ce montant dans les plus brefs délais.

Je vous joins le décompte des charges

Je reste à votre disposition pour toute question et vous prie d’agréer, [Monsieur/Madame], l’expression de mes salutations distinguées.

Signature

Gestion des litiges et recours

Lorsqu'il estime que des charges non récupérables lui ont été facturées ou que le montant demandé est manifestement démesuré, le locataire peut contester la demande de remboursement du propriétaire. Les étapes de contestation sont les suivantes :

• demande des justificatifs ;

• contestation par lettre recommandée avec accusé de réception ;

• procédure devant la commission départementale de conciliation (CDC) pour une médiation ;

• action en justice si aucune solution n'est trouvée.

De son côté, le propriétaire peut lui aussi se retourner contre son locataire. Il peut exiger un paiement sur présentation d'un justificatif de charges par l'envoi d'une mise en demeure de payer. Sans réponse de sa part, le propriétaire pourra contacter la CDC pour trouver un règlement amiable du litige. En dernier recours, il saisira le tribunal d'instance.

Optimiser la gestion des charges récupérables

Simplifiez la gestion de vos locataires en utilisant des outils digitaux pour éviter toute erreur.

Automatiser le suivi des charges

Il existe aujourd'hui des logiciels de gestion locative capables d'automatiser tous les mouvements et de calculer les charges locatives pour procéder simplement à la régularisation. C'est le cas notamment de Smovin, Rentila, Sovis, Yourent ou Immoassist.

Réduire les charges récupérables pour améliorer l’attractivité du bien

La réduction des charges locatives a un impact majeur sur votre investissement immobilier. Concernant les charges non récupérables, une baisse engendre une rentabilité plus importante (consultez notre article sur les erreurs à ne pas commettre pour calculer votre rendement locatif). Négociez les honoraires du syndic, ils impactent lourdement votre budget.

Mais cela rend aussi votre logement plus attractif. Avec des charges moindres, vous séduisez les locataires désireux d'optimiser leur budget.

Aujourd'hui, la préoccupation majeure des locataires n'est autre que le prix de l'énergie. Dans le cadre de contrats collectifs, envisagez une renégociation de vos offres avec votre fournisseur. Si cela n'aboutit pas, changez tout simplement pour une offre plus attractive.

Imaginons un propriétaire réduisant ses charges non récupérables de 20 %. Avec un revenu locatif de 10 000 € par an et des charges avant optimisation de 1 500 €, il percevait 8 500 € avant impôt. Cette réduction augmente son revenu locatif de 300 €. Multiplié par le nombre d'années de détention du bien, c'est loin d'être négligeable.

Imaginons à présent une réduction du coût de l'énergie de 20 % grâce à une négociation et des travaux d'isolation dans le logement. Quand un locataire payait 150 € par mois, il ne paie plus que 120 €. Non négligeable, cette différence peut avoir un impact sur l'attractivité de votre bien immobilier.

Des charges moindres impactent également la vente de votre bien immobilier. Retrouvez tous nos conseils pour estimer la valeur d’un bien loué.

Les charges récupérables peuvent être un sujet de tension avec vos locataires. Faites preuve de la plus grande transparence avec eux. Avec Trackstone, vous achetez des biens immobiliers déjà loués. Vous percevez de suite des revenus locatifs et les locataires sont vérifiés. Assurez-vous de tout mettre en œuvre pour conserver vos locataires et ne pas mettre en péril votre investissement locatif avec des erreurs de gestion.